应急计划示例：帮助您的企业为意外情况做好准备的分步指南

企业通常是根据其如何处理超出其控制范围的事件来定义的。例如，您如何应对颠覆性技术或应对市场的突然变化可能是成功与失败的区别。

应急计划是为意外情况做好准备的艺术。但是您从哪里开始以及如何区分可能对您的业务造成真正损害的威胁与不那么严重的威胁呢？

以下是一些重要的定义、最佳实践和有力的示例，可帮助您针对企业面临的任何情况制定应急计划。

什么是应急计划？

业务应急计划，也称为“业务连续性计划”或“紧急响应计划”，是帮助组织在意外中断后恢复正常业务运营的行动计划。组织制定应急计划来帮助他们应对各种威胁，包括自然灾害、竞争对手公司的合并、数据丢失、网络漏洞和客户需求的突然变化。

一个好的起点是提出一系列“假设”问题，这些问题提出了您需要制定计划的各种最坏情况。例如：

如果什么您保存客户机密记录的仓库发生火灾？
如果什么你们的前三名工程师同时辞职了？
如果什么你们生产微处理器的国家突然被入侵了？

良好的应急计划可以优先考虑组织面临的风险，将责任委托给响应团队的成员，并增加公司在发生负面事件后完全恢复的可能性。

制定强有力的应急计划的五个步骤

1. 列出风险清单，并根据可能性和严重程度对风险进行优先级排序。

在应急计划流程的第一阶段，利益相关者集思广益，列出公司面临的潜在风险清单，并对每个风险进行风险分析。团队成员讨论可能的风险，分析每种风险的影响，并提出行动方案以提高整体准备程度。您无需针对公司面临的每种威胁制定风险管理计划，只需针对决策者评估为极有可能且对正常业务流程具有潜在影响的威胁即可。

2. 创建业务影响分析 (BIA) 报告

业务影响分析 (BIA) 是了解企业不同业务职能如何响应意外事件的关键步骤。做到这一点的一种方法是查看面临风险的业务部门产生了多少公司收入。如果 BIA 表明该比例很高，那么公司很可能会优先考虑为此业务风险制定应急计划。

3.制定计划

对于您公司面临的每种潜在威胁，这些威胁发生的可能性很高，并且对业务运营有很大的潜在影响，您可以按照以下三个简单的步骤来创建计划：

确定将计划付诸行动的触发因素： 例如，如果飓风即将来临，风暴什么时候会触发您的行动方针？ 50英里外什么时候？ 100英里？您的团队需要明确的指导，以便他们知道何时开始执行分配给他们的操作。
设计适当的响应： 您的组织准备应对的威胁已经到来，团队正在迅速采取行动。每个参与人员都需要清晰、易懂的指示、易于遵循的协议以及与其他利益相关者沟通的方式。
明确、公平地委派责任： 与任何其他计划一样，应急计划需要有效的项目管理才能成功。解决这个问题的一种行之有效的方法是创建一个 RACI章程。 RACI 代表 负责、负责、咨询和通报， 它被广泛应用于危机管理，帮助团队和个人委派责任并实时应对危机。

4. 获得整个组织的支持，并对成本保持现实态度

有时很难证明投入资源为可能永远不会发生的事情做准备的重要性。但如果说过去几年的事件教会了我们什么的话，那就是制定强有力的应急计划是无价的。

想想大流行造成的供应链问题和严重短缺，或者俄罗斯入侵乌克兰给全球供应链带来的混乱。当要让企业领导者相信制定强有力的 B 计划的价值时，重要的是要着眼于大局，不仅是计划的成本，还有如果没有制定计划所产生的潜在成本。

5.定期测试和重新评估你的计划

市场和行业在不断变化，因此应急计划在触发时面临的现实可能与其制定时的实际情况有很大不同。计划应至少每年测试一次，并进行新的风险评估。

应急方案例子

以下是一些模型场景，展示了不同类型的企业如何准备应对风险。此处概述的三步流程可用于为您的组织面临的任何威胁创建应急计划模板。

网络提供商面临大规模中断

如果您的核心业务对您的客户至关重要，即使是几个小时的停机也可能导致数百万美元的收入损失，该怎么办？许多互联网和蜂窝网络每年都会面临这一挑战。以下是一个应急计划示例，可帮助他们做好应对此问题的准备：

评估风险的严重性和可能性： 最近的一项研究开式齿轮研究表明，平均每个季度只有 9% 的全球组织避免了网络中断。再加上对这些攻击的了解——它们可能造成数百万美元的损失并对商业声誉造成不可估量的损失——这种风险必须同时考虑 极有可能 和 高度严重 就可能对公司造成的潜在损害而言。
确定将您的计划付诸实施的触发因素： 在这个例子中，决策者应该注意哪些迹象才能知道可能的停电何时开始？这些可能包括安全漏洞、迫在眉睫的自然灾害或过去发生过的任何其他事件。
创建正确的响应： 组织的领导者希望确定一个合理的恢复时间目标 (RTO) 和恢复点目标 (RPO) 对于他们公司面临的每个服务和数据类别。 RTO 通常用简单的时间指标来衡量，例如天、小时或分钟。 RPO 有点复杂，因为它涉及确定可以从备份系统快速恢复的文件的最短/最长期限，以便将网络恢复到正常运行。

一家食品配送公司应对意外的短缺

如果您的核心业务拥有贯穿不同地区和国家的复杂供应链，那么监控这些地方的地缘政治状况对于维持业务运营的健康至关重要。在此示例中，我们将了解一家食品分销商由于对其供应链至关重要的地区的波动而准备面临急需原料短缺的情况：

评估风险的严重性和可能性： 该公司领导人一直在关注其原料来源地区的新闻动态，并担心可能发生政治动荡。由于他们需要这种成分来制造其最畅销的产品之一，因此这种风险的可能性和潜在严重性均被评为 高的。
确定将您的计划付诸实施的触发因素： 该地区爆发战争，关闭了所有出入境口岸，并严重限制了该国境内的航空、公路和铁路运输。在该地区恢复稳定之前，其原料的运输将无法进行。
创建正确的响应： 该公司的业务领导者制定了一个双管齐下的应急计划来帮助他们应对这个问题。首先，他们主动在波动性较小的地区寻找这种成分的替代供应商。这些供应商的成本可能更高，而且需要时间才能转向，但如果考虑到战争时可能发生的一般生产中断的总体成本，这些成本是值得的。其次，他们寻找可以在他们的产品中使用的这种成分的替代品。

遭遇客户数据泄露的社交网络

大型社交网络的管理者知道他们的应用程序存在网络安全风险，他们正在努力解决。如果他们在修复之前遭到黑客攻击，他们很可能会丢失机密的客户数据：

评估风险的严重性和可能性： 他们将此事件发生的可能性评价为高的，因为作为社交网络，它们经常成为攻击目标。他们还将对公司造成的潜在损害严重程度评估为高的因为任何机密客户数据的丢失都会使他们面临诉讼。
确定将您的计划付诸实施的触发因素： 工程师让社交网络的领导层意识到已检测到攻击并且客户的机密信息已被泄露。
创建正确的响应： 该网络与一个特殊响应团队签订合同，在发生攻击时提供帮助，并帮助他们保护信息系统并恢复应用程序功能。他们还改变了 IT 基础设施，使客户数据更加安全。最后，他们与一家信誉良好的公关公司合作，制定一份外展和消息传递计划，以便在客户的个人信息遭到泄露时让客户放心。

应急计划的价值

当业务运营因负面事件而中断时，良好的应急计划可以为组织提供响应结构和纪律。在危机期间，决策者和员工常常因无法控制的事件堆积而感到不知所措，而制定全面的后备计划有助于重建信心并使运营恢复正常。

以下是组织可以从强大的应急计划中获得的一些好处：

改善恢复时间： 制定了良好计划的企业比没有做好准备的企业从破坏性事件中恢复得更快。
降低成本——财务 和 声誉： 良好的应急计划可以最大限度地减少公司的财务和声誉损失。例如，虽然社交网络中泄露客户信息的数据泄露可能会导致诉讼，但如果客户因为不再信任公司会保证其个人信息的安全而决定离开该网络，也可能会造成长期损害。
更大的信心和士气： 许多组织利用应急计划向员工、股东和客户表明，他们已经考虑到公司可能发生的每一种可能的情况，让他们相信公司会考虑到他们的利益。