IT 成本管理在现代组织中的重要性

数字化转型的兴起和日益普及云计算帮助公司在线向客户提供独特的服务，并使许多组织将自己视为技术公司。技术预算也在随着这一新现实而相应增加。预计 IT 支出 2023年将增至4.6万亿美元，较2022年增长5.5%。

CEO 和 CFO 愿意投资 IT 服务和技术，因为他们了解并认识到这些服务和技术对于构建现代企业以及提供卓越产品和客户服务的重要性。但他们也关注成本分配，并期望 CIO 和 IT 团队加强成本纪律，这导致 CIO 面临越来越大的压力，需要证明其支出合理性并跟踪支出。

实现这一目标的最佳方法是通过 IT 成本管理，CIO 和 IT 部门通过该流程来规划和控制与其组织的技术支出相关的成本。

IT 成本管理变得越来越重要，因为成本控制是所有行业的每个组织的首要考虑因素。简而言之，IT 领导者无法承受导致预算超支的项目成本增加。

组织的 IT 部门可以通过多种方式来低效地管理成本。他们可以建立一个最先进的本地数据中心，但随后却发现，如果他们在云上运行所有内容，他们的成本将会减半。或者，他们可以将所有数据迁移到一个云提供商，并发现在很长一段时间内他们只使用了云足迹的一小部分，但却为整个事情付费。或者他们可以授权昂贵的项目管理软件，却发现只有一小部分员工在使用它。

IT 成本管理不仅仅是削减成本，还需要做出更明智的决策，从而增加收入并最终提高盈利能力。 CIO 的职责越来越多与业务相关的责任随着高管和其他利益相关者逐渐意识到技术是下一个竞争战场。

首席信息官可以优先投资于能够增加收入的特定领域。例如，迁移到现代客户关系管理（CRM）电子表格和/或分散记录的平台可能会产生初始成本，但它可以提高效率并推动销售。

最终，组织正在推动整个组织的财务管理，而 IT 部门明智的做法是推动其运营内部的纪律和透明度，以与组织的其他部门保持同步。

组织应如何进行 IT 成本管理

组织必须采用清晰、明确的 IT 成本管理方法，以确保他们能够有效实现目标并最终实现必要的成本节约：

从全面的成本分析开始： IT 部门必须首先对现有支出进行基准测试，以便了解当前流程的效率或低效程度，计算存在多少不必要的支出，并确定可以削减成本或进行其他调整以提高 IT 部门地位的领域。
制定明确的目标： 与其他业务部门一样，首席信息官也有分析其方法的指标。 IT 成本管理要求组织设定明确的目标并跟踪其成功情况，以确保他们兑现对高管的承诺。
准确预测他们的支出： 首席信息官们将无法再让他们的举措因预算而受到影响。他们希望 IT 预算预测能够包含实际成本、现实的交付时间表以及对已完成的项目将如何影响业务的充分了解。任何现代 IT 成本管理方法都必须包括准确的成本估算和详细的项目预算，以考虑任何潜在的差异。
确定总拥有成本 (TCO)： 每一项 IT 技术都需要进行成本分析，清楚地了解其技术成本，分析 IT 运营成本、资本支出、迁移、服务器升级、维护和其他考虑因素。
对员工进行培训或重新培训： IT 服务存在间接成本——无论组织的员工是否使用其构建或许可的技术。组织应该投资帮助员工最大限度地发挥该技术的价值；否则，它将最终被闲置并成为组织整体技术债务的一部分。
改变组织文化： 成功的 IT 运营是人与技术之间的协作。有目的地追求 IT 成本管理的组织还必须提高员工技能并影响文化，以专注于成本节约和提高效率。组织应鼓励员工识别未充分利用或根本未使用的软件，帮助制定削减成本或提高效率的方法，并在技术债务变得过于沉重之前考虑消除或避免技术债务的方法。

IT 节省成本的六种方式

成本优化是任何组织的首要考虑因素。 IT 成本管理不仅是削减现有服务的功能，也是实现其价值最大化的功能。正确的策略和投资可以增加收入，或者至少可以留住客户。

1. 云优化

云支出有所增加每年约20%-30% 由于多种因素，包括交付的云迁移超出预算或云转型未能实现预期的成本节省。

云成本增长的原因有多种，包括为未使用的容量付费、缺乏对其支出的可见性或为非必要数据的额外存储付费。一般来说，组织会迁移到云端，然后“一劳永逸” 可能会超支。云成本管理对于任何 IT 成本管理计划都至关重要，因为云的使用必然会增加人工智能（AI），尤其生成式人工智能，麦肯锡估计每年可增加 2.6 万亿至 4.4 万亿美元的价值。与生成式人工智能相关的云成本将随着使用量的增加而上升，超出许可模型以及让人管理或策划结果的成本。

2. 自动化

越来越多的 IT 服务现在可以完全自动化，包括服务器供应和配置, 基础设施管理和软件更新。自动化最大限度地减少人类工人完成手动任务的需要，使他们能够专注于更高优先级的任务和策略。

3.服务器和桌面虚拟化

虚拟化涉及将单个计算机的资源（例如处理器、内存和存储）划分为多个虚拟机 (VM)。虚拟化通过提供更有效的资源使用来节省资金。在虚拟化之前，每台应用服务器都有自己对应的CPU，最终会导致多台服务器无法满负荷运行。虚拟化使组织能够将应用程序与一台物理计算机上自己的虚拟机和操作系统相匹配。

4.软件许可评估

软件即服务 (SaaS) 市场的兴起意味着组织可以越来越多地从第三方提供商处获得技术许可，以降低内部 IT 服务成本。然而，随着时间的推移，组织可能会建立不必要或未使用的订阅，有时会为不再使用的服务付费。任何全面的 IT 成本管理策略都包括 IT 专业人员不断地重新评估许可证，以确保组织只为他们使用的、产生高于成本的价值的解决方案付费。

5. IT 生命周期和资产管理

延长软件和其他 IT 服务的生命周期可以最大限度地延长组织使用这些服务的时间。组织需要实时了解其服务，并应持续评估其 IT 系统的每个部分，以了解其基础设施的每个组件、其性能如何以及何时需要维护或更换。

6.升级到新技术

购买或许可新技术可以帮助公司节省资金——尽管乍一看似乎很矛盾。旧技术经常会导致技术债务，这会产生费用，而今天做出的次优决策将在未来造成损失。技术债务的例子包括使用硬编码值进行工程、临时补丁而不是修复根本原因或选择不提供所有必要服务的较便宜的平台。它们最终都会产生额外的维护成本，即使这些成本今天被推迟。

投资新技术虽然会产生直接成本，但可以帮助组织提高效率，更轻松地创建新的客户解决方案并避免代价高昂的安全漏洞，从而从长远来看增加收入并削减成本。

首席信息官必须在推动价值的同时管理成本

首席信息官 (CIO) 的角色在组织内的重要性日益增加，人们期望他们拥有积极影响在底线上。因此，IT 成本管理需要成为他们职责的关键组成部分，以便他们准确掌握 IT 如何在控制成本的同时增加收入。主动、系统地跟踪、分析和沟通其部门财务状况的首席信息官将被视为高管层中有价值且平等的合作伙伴，并对他们的组织产生积极影响，而这无疑比历史上任何时候都更加依赖技术。